10 claves para mejorar la efectividad de los webinars y videos formativos

En este último capítulo, los autores aportan 10 consejos para hacer un bien webinar

1.  La duración más razonable de un webinar con varios ponentes es de 45 a 60 minutos. En el caso de un vídeo grabado con un solo ponente la duración debería ser de unos 20 minutos.

2.  La capacidad de atención ante una pantalla es más reducida que en el formato presencial. Cada 5-10 minutos “cambiar el tercio” para recuperar la atención de la audiencia. Los cambios de tercio más habituales son: poner un nuevo gráfico, contestar a preguntas, poner un vídeo, contar una historia, hacer una encuesta, pasar a otro ponente, recapitular, etc. El coordinador del webinar ha de preparar de antemano una escaleta donde se detallen el relato y el guion. Ambos documentos ha de compartirlos con los ponentes.

3. La puntualidad en los webinars es clave. La hora de inicio y la de finalización.

4. Número de panelistas: el formato entrevista a uno o dos panelistas funciona mejor que el monólogo de un ponente hablando delante de la cámara. El entrevistador ha de ser competente, saber combinar la espontaneidad con la preparación, y tener hablado con los panelistas el ritmo y el tipo de preguntas que se van a hacer.

5. En el caso de vídeos con un solo ponente es recomendable que los 5 últimos minutos se dediquen a responder 3-5 preguntas que el mismo ponente se hace pensando en las que le hubieran formulado los asistentes si estuvieran en directo.

6. Aclarar al inicio las normas de conducta y las funcionalidades de la herramienta. En concreto: cómo solicitar turno para intervenir; cómo hacer preguntas o comentarios; recomendar el uso de auriculares para la mejor experiencia del evento, indicar si la sesión está siendo grabada; aclarar si estará asequible y cómo el material utilizado y cómo pueden seguir a los panelistas u organizadores en redes sociales.

7. Anticiparse a los problemas técnicos. Para evitar la distorsión de la señal dejar con el video encendido solo a los panelistas, pidiendo a los participantes que mantengan su video apagado. Evitar ruidos de ponentes o participantes centralizando el control de los micrófonos. Anticipar si la herramienta funcionará mejor en un tipo de navegador u otro, y el protocolo a seguir en el caso de que surjan dificultades técnicas durante la conexión. La solución más pragmática es tan simple como desconectarse y volverse a conectar.

8. Permitir la participación de los asistentes a través de un chat en paralelo. Esto permitirá interactuar con la audiencia, recibir preguntas y tener un canal de retroalimentación para los panelistas. El chat debe habilitarse para que todos los asistentes, y no solo los panelistas, puedan leer las contribuciones de todos.

9. Lograr la participación de los asistentes a través de encuestas cerradas o preguntas abiertas. Estas sirven para mantener la atención de los asistentes y para capturar información que puede ser muy valiosa para los panelistas. Si se hacen encuestas, es importante compartir los resultados en el momento con los asistentes.

10. Los panelistas han de estar en una habitación lo más silenciosa posible; posicionar la cámara a la altura de los ojos; evitar que la luz esté de fondo ya que incomoda a la audiencia y genera oscuridad en el rostro del presentador, mirar a la cámara para que los asistentes perciban que se los está mirando; y usar auriculares para mejorar la experiencia de sonido.

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